RFP（Request For Proposal，需求建議書）是指從顧客的角度出發(fā)，全面、詳細(xì)地向服務(wù)商陳述、表達(dá)為了滿足其已識(shí)別需求所應(yīng)做的準(zhǔn)備工作。也就是說(shuō)，需求建議書是客戶向服務(wù)商發(fā)出的用來(lái)說(shuō)明如何滿足其已識(shí)別需求的建議書，是客戶與服務(wù)商建立正式聯(lián)系的第一份書面文件，又稱招標(biāo)書。

關(guān)于RFP

RFP一般由客戶起草，主要描述客戶的需求、條件及對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的具體要求。一份完整的需求建議書主要包括滿足其需求的項(xiàng)目的工作自述、對(duì)項(xiàng)目的要求、期望的項(xiàng)目目標(biāo)、客戶供應(yīng)條款、付款方式、契約形式、項(xiàng)目時(shí)間、項(xiàng)目申請(qǐng)書的要求等。

好的需求建議書能讓服務(wù)商準(zhǔn)確把握客戶所期待的產(chǎn)品或服務(wù)。當(dāng)然，并非在所有情況下都需要準(zhǔn)備一份正式的需求建議書，當(dāng)某一企業(yè)的需求由內(nèi)部開發(fā)項(xiàng)目予以滿足時(shí)，這一過(guò)程似乎變得簡(jiǎn)單多了，此時(shí)更多需要的是口頭上的交流和信息傳遞，而不是把寶貴的時(shí)間耽擱在僅僅起到信息傳遞作用的需求建議書上。例如，某一軟件開發(fā)公司感到公司原來(lái)的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)日益增加的業(yè)務(wù)需要時(shí)，便可直接要求軟件開發(fā)小組進(jìn)行開發(fā)，這時(shí)只需口頭把相關(guān)的要求傳達(dá)給軟件開發(fā)小組即可。

書寫要求

書寫RFP要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)肅對(duì)待，內(nèi)容具體，語(yǔ)言精練，要滿足如下要求：

1、在第一行正中寫“建議書”三個(gè)字。

2、寫接受建議對(duì)方的名稱。

3、正文：

（1）建議的原因或出發(fā)點(diǎn)，便于對(duì)方考慮。

（2）建議的具體事項(xiàng)。

4、表達(dá)建議者的愿望。

5、結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”等語(yǔ)。

6、寫上建議者的名稱和寫建議書的日期。

格式結(jié)構(gòu)

1、標(biāo)題。

2、稱謂。

3、正文（開頭部分，主體部分，結(jié)尾部分）。

4、署名及時(shí)間。

指導(dǎo)方針

需求建議書必須說(shuō)明項(xiàng)目目標(biāo)（Project Objective）或目的，包括任何可能對(duì)承約商有用的合理信息或背景信息，以便承約商可以準(zhǔn)備相應(yīng)的建議書。對(duì)外起草一份正式的需求建議書，有如下的指導(dǎo)方針：

1、必須提供工作陳述（Statement Of Work，SOW）。

2、必須包含客戶要求（Customer Requirements）定義好規(guī)格和屬性。

3、應(yīng)當(dāng)說(shuō)明客戶期望承約商或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供什么樣的交付物。

4、應(yīng)當(dāng)列明任何應(yīng)由客戶提供的物品。

5、說(shuō)明需要客戶審批的內(nèi)容。

6、可以表明顧客欲采用的合同類型。

7、可以表明顧客欲采用的付款方式。

8、表明項(xiàng)目完成所要求的進(jìn)度計(jì)劃。

9、指導(dǎo)并說(shuō)明承約商申請(qǐng)書的格式和內(nèi)容。

10、指出客戶希望潛在承約商提交申請(qǐng)書的最后期限。

11、可以包含評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

必要性

RFP是客戶為確保供應(yīng)商理解項(xiàng)目的需求，并在此基礎(chǔ)上提供項(xiàng)目建議書而編制的需求規(guī)范。雖然它不能確?？蛻魮?jù)此就能獲得理想的解決方案，但卻可以幫助客戶發(fā)現(xiàn)那些盡可能接近自身需求的系統(tǒng)準(zhǔn)備。其目的是從客戶自身的角度出發(fā)，通過(guò)全面、詳細(xì)地陳述，使開發(fā)商或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)理解客戶所希望的是什么，以可行的價(jià)格滿足客戶的已識(shí)別的需求。

對(duì)于一些預(yù)算較少的客戶，開發(fā)商往往不愿意花精力準(zhǔn)備正式的方案建議書，這種情況下，客戶的需求建議書就變得很重要。事實(shí)上，項(xiàng)目無(wú)論大小，都需要編寫需求建議書。

1、RFP需要描述用戶的目標(biāo)與需求。編制需求建議書的過(guò)程也是客戶進(jìn)一步明確自己的目標(biāo)與需求的過(guò)程，并以此建立起客戶與供應(yīng)商進(jìn)行深人溝通的橋梁。

2、需求建議書可節(jié)省選型的時(shí)間，并使得對(duì)各供應(yīng)商之間的比較變得更容易?？蛻籼峁┙o所有競(jìng)標(biāo)供應(yīng)商的信息都是一樣的，避免了跟各開發(fā)商的重復(fù)溝通，同時(shí)，有需求建議書作為基準(zhǔn)，客戶可以約束各開發(fā)商以一致的格式提交方案建議書，以提高各供應(yīng)商之間的可比性。

3、需求建議書可以避免一些潛在的疏漏。在準(zhǔn)備需求建議書時(shí)，客戶往往會(huì)因?yàn)樘^(guò)關(guān)注具體細(xì)節(jié)而忽略了一些重要的因素。收到需求建議書后，有的供應(yīng)商可能會(huì)主動(dòng)對(duì)這樣的疏漏提出質(zhì)疑以提醒客戶。還有些開發(fā)商為了使自己的方案建議書更具有吸引力，甚至?xí)岢鲆恍┬枨蠼ㄗh書沒有涉及的好想法來(lái)拓展客戶的思路。

一般原則

需求建議書應(yīng)該由用戶編寫，但各種客觀因素的限制，實(shí)際上很難做到。所以，很多時(shí)候都是由用戶與項(xiàng)目小組共同編寫。編寫優(yōu)秀的項(xiàng)目需求建議書沒有公式化的方法，需要大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。以下是編寫需求建議書需要把握的幾個(gè)原則：

1、需求應(yīng)該是正確的。每個(gè)需求必須精確描述要交付的功能。

2、需求應(yīng)該是可行的。項(xiàng)目的需求應(yīng)該在有限的資源（已知的能力、有限的系統(tǒng)及其環(huán)境）下是可實(shí)現(xiàn)的。

3、需求內(nèi)容應(yīng)該是必要的。需求建議書中的每個(gè)需求都應(yīng)該有相應(yīng)的出處。

4、需求內(nèi)容應(yīng)該有優(yōu)先權(quán)。優(yōu)先權(quán)是由客戶或其代理及項(xiàng)目小組共同商討后建立的。一般優(yōu)先權(quán)有以下三個(gè)級(jí)別：高優(yōu)先權(quán)；中優(yōu)先權(quán)；低優(yōu)先權(quán)。

5、需求內(nèi)容應(yīng)該是明確的。需求不該有歧義，要避免使用一些對(duì)于擬訂項(xiàng)目需求建議書的人很清楚，但對(duì)于其他人模糊不清的詞匯。

示例

例如，聯(lián)邦鐵路管理局（FRA）發(fā)布了關(guān)于融資，設(shè)計(jì)，建造，運(yùn)營(yíng)和維護(hù)高速鐵路（HSR）系統(tǒng)的建議書。有意者提交符合文件要求的提案。根據(jù)截止日期前收到的提案， 交通部（DOT）設(shè)立了委員會(huì)，以便進(jìn)一步審查和制定提案。DOT選擇最符合其目標(biāo)的建議并聘請(qǐng)公司開展工作。